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政府机关

电子政务平台(电子文件、档案管理平台)

      在当下倡导的"信息高速公路"的应用领域中,"电子政务"被列为第一位。电子政务是指政府机构在其管理和服务职能中运用现代信息技术,实现政府组织结构和工作流程的重组优化,超越时间、空间和部门分隔的制约,建成一个精简、高效、廉洁、公平的政府运作模式。
根据政府机构的业务形态来看,通常电子政务主要包括2个应用领域:
(1)公共政务办公:借助互联网实现政府机构的对外办公,提高政府的运作效率,增加透明度。
(2)政府办公自动化:以信息化手段提高政府机构内部办公的效率,如:公文审批、信息通知和信息查询等。

一个成熟的电子政务平台,不但能够借助信息技术手段,实现信息流的高效率运转,还应具备:

1)安全性:政府机构的信息安全是电子政务实施的第一要素,电子政务系统不但能够实现内外网的物理隔离,有效防止泄密,同时也应确保内外网具有强大的抵御攻击能力,防止非法侵入带来的数据泄露风险。

2)兼容性:电子政务系统应能实现政府内部办公和外部事务处理的整合,通过建立政务办公信息流和事务信息流的平滑对接,提高信息流的效率。同时,能够实现多种沟通模式的兼容,通过通讯平台的多样化优势,提高电子政务系统的覆盖能力。

3)前瞻性:电子政务系统的实施是一个分阶段的长期过程,电子政务系统的设计应具有高度的前瞻性,以降低系统扩充的投入成本,并满足信息技术高速发展的需要。

现在是这样的:

  • 内部档案不方便实现电子化管理,文件存储分散,没有统一的信息存储平台。
    ●  不能摈弃重复与交叉并打破部门垄断,信息资源的共享困难。
    ●  政府实现公共服务数据资源库的建设有难度,没有灵活的数据检索来支持政府标准文本。
    ●  政府公文由主管单位统一审核,现有政务流程致使公文流转速度慢、不便捷。
    ●  实现互联互通不便,通知通告等不能及时送达至相关部门,阻碍均衡发展。
    ●  公文起草阶段没有方便的存放位置,办公地点更换造成之前公文丢失还需重新起草。
    ●  缺乏对公文的完整历史记录。
    ●  没有统一软件统计数据信息以用作前瞻性分析。
    ●  政务公文安全得不到保障。
    ●  无法进行访问控制:安全监控、信息保护、信息安全传输、身份识别、权限控制、资源管理、用户管理等功能欠缺,影响信息安全。

如何解决?

建立统一电子文档及档案平台

海量文档、数字资产(图纸、视频、音频等)的集中存储平台,包括电子文件、电子档案及实体档案等

分门别类

可设立多级目录,分类存放中央、省、市、地方各类文件。用户端可上传、浏览文件,并可设定授权单位。

信息检索

强大的高级搜索功能,可以基于资料正文、文件名/后缀、创建者、编号、属性、时间、路径等属性组合搜索,快速定位

审批申报

1、完全纸质电子化的审批,并可针对不同的审批申报设置不同的流程;所有与审批申报相关的信息(包括人员、文档资料、财务信息等)都可以得到统一的归结和分析;支持处理过程中的催办回退和即时反馈。
2、实现收文、发文电子化、自动化,对收发文的整个流程进行跟踪,详细记录收发文的当前状态、办理过程和领导审批意见及办理结果。解决公文传递速度慢,信息不及时、不同步、不易于查询等问题。
3、对于实现内部请示报告、信息报送、电话记录、会议通知、值班管理、信访管理、支票申领、借款申请、出差申请等事务处理,流程可根据单位实际情况定制,满足内部办公和交流需要。

数字化

系统实现与线下终端各种扫描仪的无缝集成,可扫描各种大小和类型的纸张、卡片。扫描后会将货单转换为组织有序的电子化的图片或者多页PDF文档保存下来,方便查找、使用和共享。

IM

支持消息群发,发布通知、通告和消息;支持即时消息、邮件转发与短信功能,消息传播迅速。

个人空间

用户可以在个人空间,收集上级单位下发的多种文件等其他重要素材。

文档审计

完善的系统日志和审计记录,系统自动记录用户对文档的相关操作及操作时间,一旦出现问题可有据可寻。

统计报表

系统会统计最近文件的上传、阅读、下载热度,同时还会统计系统中用户上传文档数量排行榜、活跃用户榜及阅读最多的文档排行等信息,进一步支持政府部门的决策。

安全无忧

1、数据备份恢复,支持增量和完整备份两种方式。 当政府公文或硬盘因人员误操作或病毒感染等原因导致破坏时,可以利用完整备份的数据在第一时间进行恢复,充分保证内部核心数据的完整和安全。
2、文档存储加密功能,支持文档加密存储,避免外部人员非法窃取机密资料。 开启文档存储加密后,系统会对文档资料内容加密,若资料被非法窃取,则在其他计算机中无法打开。

权限密级

政府行业具有单位分支机构众多,网络结构复杂的特点,系统提供树形目录结构,支持根据部门进行目录的分配,在实现文档集中存储安全共享的同时,通过对不同人员设定不同级别、不同权限来保证所有相关机密资料的安全使用。

个人中心

对自己的系统界面进行个性化设置,能够满足记忆第一界面、密码设定与修改等需求。