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文控解决方案

文控管理体系是遵循ISO管理体系,对文档进行全生命周期的电子化管理,帮助企业实现ISO文档规范、标准和信息,达到植入制度、固化结构、追根溯源的目的。

    文控体系面临的痛点如下:

    ISO文档分散,无法集中管理,文档信息不规范,编号重复等,ISO文档查找不便,耗时耗力,版本管理混乱,新旧版本混淆,审批过程繁琐,效率低下,无法及时分发与反馈,纸质文档,浪费资源文控人员工作繁重,压力山大等。

      针对于以上,我们推出了文控管理系统,提供标准化的文控思路。

    1、有法可依,有规可循

     基于ISO19001-2000质量体系文控规范,对于电子文档当中标准化、信息化等规范管理,企业当中所有人、物、力所形成的电子文档均在受控范围内。

      2、充分使用ISO文控管理体系

      文档从手工转向电子以后,最不可控的因素就在于电子化以后无法人工有效控制电子内容,由于电子内容可以随意复制、粘贴等特性,这就带来了比纸质管理时更有难度的问题。因为我们将文控受控于系统内,从文件的起草、修改、审核、作废、归档等整个生命周期做了全程监控。让其脱离纸质更加便捷,但又回归纸质的本质。

    3、全面记录ISO文档记录信息

       每个文档都有自己的独特的存在的价值,文档本身自有的文档属性,关联其它文档的属性,双向溯源流程以及文档归档后的评论、审阅等,都会记录在案。

    4、文档事务的处理和监控

       文档事务包括了公告、提示、意见处理等各类文档活动并于之相产生的后续结果,均记录在案。同时,文档的借阅逾期未还、文档的新增、销毁等各种文档带来实质性变动的,均会给予监控。

    5、自动化处理

       随着文档初始化进程,我们提供了方便客户能快速上线的功能,可以帮助客户快速自动导入文档、自动编号、自动转移目录、自动归档和自动锁定等功能。极大方便用户减少人工干预,减少有人操作就有错的局面。

    6、循环使用,安全防范

       文档在归档以后,会产生经常使用、调阅等动作,随之而来的安全问题也就会浮出水面。我们严格按照ISO文控管理,对文档进行加密存储、数据备份恢复、操作管理日志、传输加密、登陆限制等各种安全防范措施来确保我们企业内部的安全文控不受侵害。

    7、严格保管,体现应用价值

       打造严格的受控平台,相当于打造了整个企业的神经大脑及运转机制,有效地管理了企业内部的质量体系认证和各种价值性的技术文档,从而保证了文档的正确性和正常渠道传播,不会因为版本混乱而出现文档失控而给企业带来的各种损害。